Það kemur fyrir að vinnustaður sem nemi fær þjálfun hjá er svo langt frá skólanum að það er mjög tímafrekt og dýrt að nota fundi augliti til auglitis.  Samt er mikilvægt að starfsmaðurinn / vinnuveitandinn sem gegnir hlutverki starfsmentors fái jafngilda þjálfun og hjá þeim fyrirtækjum sem eru stutt frá skólanum.   Flestir hafa einhverja reynslu af tölvum og finnst í lagi að taka þátt í fjarfundum.  Þetta hjálpaði við að vera með starfsmentora þjálfun á netinu.

Undirbúningur

Starfsnámsskóli
Skólinn tilnefnir kennara sem bera ábyrgð á að þjálfa vinnuveitendur/starfsmenn í að vera starfsmentorar ýmist með því að hitta viðkomandi eða í gegnum fjarfundi.
Fjarfunda þjálfun fyrir starfsmentora er byggð upp þannig að hún mæti öllum kröfum sem menntamálayfirvöld og skólinn gerir.  Kennarar senda fundarboð með slóð á fjarfund til allra þátttakenda áður en viðburðurinn fer fram með skýrum leiðbeiningum um það hvernig á að tengjast fjarfundinum og til hvers er ætlast af þátttakendum.  Útbúin eru skírteini um þátttöku í námskeiði fyrir starfsmentora.

Vinnuveitandi
Vinnuveitandinn tryggir að starfsmenn hafi tíma og aðstöðu til að taka þátt í fjarfundi/námskeiði fyrir starfsmentora.  Þeir starfsmenn sem taka þátt skrá sig og senda viðeigandi upplýsingar til kennaranna svo hægt sé að senda öllum þær upplýsingar sem þarf að hafa og útbúa skírteini um þátttöku.

Framkvæmd

Starfsnámsskóli
Kennarinn stýrir og leiðir fjarfundinn eftir dagskránni sem var send út.  Í okkar tilviki var námskeiðinu skipt upp í tvo fjarfundi.  Fyrir hvort skipti fengu þátttakendur verkefni til að skila af sér til kennaranna fyrir viðburðinn.  Meðal þess sem fjarfundirnir fjölluðu um var lög og reglur um þjálfun og stuðning á vinnustað, kröfur og væntingar til starfsmentora, leiðbeiningar um samvinnu og um samskipti, upplýsingar um námsmarkmið í námskrám, hvernig á að veita endurgjöf og meta færni.

Vinnuveitandi.
Starfsmenn sem munu taka þátt í starfsmentora námskeiði ljúka verkefnum sem lögð voru fyrir.  Á meðan fjarfundinum stendur taka þátttakendur þátt í umræðu og spyrja um þau atriði sem eru tekin fyrir og lýsa skoðunum og hugmyndum sínum.

Eftir viðburðinn.

Starfsnámsskóli
Skírteini voru send til fyrirtækjanna.  Námskeiðið var metið og umbætur eru gerðar með tilliti til þess sem kemur fram í endurgjöf þátttakendanna.  Þeir starfsmentorar sem ljúka námskeiðinu voru skráðir á lista yfir viðurkennda starfsmentora.

Vinnuveitandi
Starfsmenn sem tóku þátt lögðu sitt af mörkum til mats á námskeiðinu.  Nú býr fyrirtækið að viðurkenndum starfsmentorum sem hafa innsýn í nýja námskrá og vita til hvers er ætlast af starfsmentorum.

Ráðleggingar

Við mælum með að nýta fjarfundi fyrir námskeið og umræðu um hlutverk starfsmentora.  Það er nauðsynlegt að segja frá þessu á samfélagsmiðlum þannig að vinnuveitendur sem vilja að starfsmenn verði starfsmentorar séu meðvitaðir um möguleikana.

Mikilvægt er að vera með virkan lista um alla starfsmentora hjá fyrirtækjum sem taka nema í þjálfun.  Listinn þarf að tilgreina hvort starfsmentorarnir hafa fengið þjálfun og viðurkenningu, það gerir það auðveldara að sjá hvar er að finna þjálfaða starfsmentora og hvar ekki.

Hollensku járnbrautirnar (NS) eru einn af stærstu vinnuveitendum í landinu.  Á brautarstöðvum eru ýmsar smásöluverslanir sem starfa undir merkjum NS.  NS stöðvarnar leggja áherslu á að hver starfsmaður geti þróast í starfi.  Til viðbótar hafa verslanir á brautarstöðvum ákveðna sérstöðu.  Það er mikilvægt að þekking og færni starfsmanna sé í takti við þessi sérstöku störf.  NS stöðvarnar vilja líka virkja starfsmenn með því að bjóða þeim framgang í fyrirtækinu.

Í samstarfi við starfsnámsskóla skipuleggur NS þjálfun fyrir starfsmenn og nema í fyrirtækinu og í öllu landinu.

Neminn / starfsmaðurinn er tengdur við starfsmentor sem sér um og styður við raunveruleg verkefni.  Til viðbótar prófar starfsmentorinn úrlausnir verkefnanna og hvort hæfni hafi verið náð.    Fulltrúi starfsnámsskóla kemur í reglulegar heimsóknir og ræðir verkefnin og það hvernig þjálfunin gengur við nemann og starfsmentorinn.

Undirbúningur

Starfsnámsskóli
Það verður að vera á hreinu til hvers er ætlast af starfsmentornum.  Það á við um tímann sem er áætlaður í stuðning og mat en líka hvaða atriði eru  þjálfuð.  Það er mögulegt að vinnuveitandi eða verkstjóri þurfi leiðbeiningar um það til hvers er ætlast af starfsmentorum.

Vinnuveitandi
Starfsmentorinn þarf að vera meðvitaður um það hvaða atriði á að þjálfa og taka þátt í þjálfuninni með nemanum/starfsmanninum.  Til að geta leiðbeint nemanum við vinnu þarf starfsmentorinn líka að hafa innsýn í námskrána, bæði hvað varðar hæfniviðmið og tíma til þjálfunar.  Starfsmaður / nemi þarf að fá nægilegan tíma til að vinna að þeim hagnýtu verkefnum sem eru lögð fyrir.

Nemar
Það er mikilvægt að hitta starfsmentor á reglulegum fundum.  Að vera tilbúinn til að ræða framfarir, hvað gengur vel og hvað þarf að bæta.  Mikilvægt er að vera opinn fyrir leiðbeiningum, stundum jákvæðum viðbrögðum og stundum gagnrýni.  Mikilvægt er að geta tekið ráðleggingum og átta sig á því að þær eru veittar til að bæta frammistöðuna.

Framkvæmd

Starfsnámsskóli
Þegar matsmaður úr skólanum heimsækir vinnustaðinn þarf að ræða framgang þjálfunarinnar.  Hvernig gengur varðandi vinnubrögð og færni og líka þarf að skoða fræðilega þætti.  Það þarf að gefa nægilegan tíma til að ræða framfarir nema, safna umsögnum og niðurstöðum úr mati og horfa til framtíðar.  Samskiptin geta verið augliti til auglitis eða á fjarfundum og það fer eftir því sem aðilar koma sér saman um.

Vinnuveitandi
Þarf að gefa nægilegan tíma til að veita nemanum endurgjöf og taka frá tíma til að taka þátt í fundi með skóla og nema.

Nemar
Þurfa að taka þátt í reglulegum fundum með starfsmentorum, forðast að afboða sig eða sinna þeim illa.

Eftir viðburðinn

Starfsnámsskóli
Þarf að safna eins miklum upplýsingum og mögulegt er til að styðja nemann þegar hann kemur aftur í skólann.  Það er mikilvægt að líta yfir þjálfunartímann með vinnuveitandanum til að skoða hvort það sé hægt að bæta eitthvað í samvinnunni í framtíðinni.

Vinnuveitandi
Fyrir og eftir hvern fund með starfsmentor og kennara þurfa starfsmentorinn og neminn að vera í sambandi.  Stundum gerast hlutirnir of hratt eða aðstæður eru óskýrar fyrir nemanum þannig að hann þarf frekari stuðning við að átta sig á því um hvað er verið að tala.  Starfsmentorinn gengur úr skugga um að allar upplýsingar séu skráðar rétt og að neminn skilji þær.  Ef nauðsynlegt er getur starfsmentorinn útskýrt fyrir nemanum.

Nemar
Þurfa að passa að biðja um stuðning og leiðbeiningar ef þeir skilja ekki eða missa af einhverju.  Í lok þjálfunartímabils þurfa nemar að fá meðmæli eða umsögn til að sýna þegar þeir færast inn á vinnumarkaðinn.

Ráðleggingar

Starfsmentorinn ætti að “vera hluti af” námskránni  og taka þátt í vali á nemum svo þeir viti um væntingar til nemans og  þjálfunarinnar.

Það er mikilvægt fyrir starfsnámsskólann og vinnuveitandann að vera í góðu sambandi við nemann.  Vinnuveitandinn og starfsnámsskólinn þurfa að passa að tryggja að neminn þekki til hugtaka og orðfæris sem eru notað á vinnustaðnum og í námskránni.

Til viðbótar við formleg samskipti ættu skólarnir að vera í óformlegu sambandi við nemann til dæmis í gegnum samfélagsmiðla, í hópum á Facebook, með Messenger, WhatsApp eða með öðrum hætti.  Til dæmis getur áhugaverð spurning frá skólanum leitt til þess að neminn hafi orð á vandamálum sem hefðu ekki komið upp á yfirborðið strax.

Þegar unnið er með stórum vinnuveitanda á landsvísu er mikilvægt að starfsmentorar séu til staðar allsstaðar í öllum deildum í landinu.  Til að greiða fyrir þessu hittust fulltrúar skólans og mannauðsdeildar fyrirtækisins til að ganga frá samkomulagi um formlega þjálfunaráætlun fyrir svæðisstjóra og deildarstjóra þannig að verkstjórar gætu verið starfsmentorar nema í hverri deild.

Samkomulag varð um áætlun um formleg námskeið um fræðilega og hagnýta þætti fyrir starfsmentora sem myndu leiða til hæfnibréfa til þeirra sem ljúka þjálfuninni.  Þetta var tækifæri fyrir stjórnendur til að öðlast formlega þjálfun og þróast innan fyrirtækisins.

Undirbúningur

Starfsnámsskóli
Á fundi stjórnenda starfsnámsskóla og fyrirtækis var gert samkomulag um aðalatriðin í þjálfun starfsmentora og hverju átti að ná með henni.  Til að sýna að þjálfunin væri árangursrík yrði hún mæld með því hversu mikill árangur væri af þjálfun nemanna og með könnun meðal nemanna á meðan og eftir að þeir hafa lokið vinnustaðanáminu.

Vinnuveitandi
Það er mikilvægt að fá starfsmentorana með og að allir sem taka að sér hlutverkið hafi tíma til að sýna stuðning og leiðbeina nemanum.  Með því að hafa stjórnendur með var verið að sýna að allt fyrirtækið tæki þátt og stjórnendur fengu líka tækifæri til að kynna því hvernig starfsmentorar starfa og hvernig þeir styðja nema í fyrirtækinu.

Framkvæmd

Starfsnámsskóli
Þjálfunin fór fram á námskeiði sem byggðist á þátttöku og stóð í sex daga (einn dag í mánuði).  Á hverju námskeiði tóku stjórnendur þátt í ímynduðum aðstæðum þar sem verið var að leiðbeina og styðja fólk með samskiptum, spurningum, virkri hlustun, við að leysa vandamál, skipulag starfa og aðgerða og að skrá hjá sér hvernig stuðningurinn fór fram.

Vinnuveitandi
Safnar viðbrögðum frá þátttakendum til að meta áhrif þjálfunarinnar og ræða niðurstöðurnar við starfsnámsskólann.

Eftir viðburðinn

Starfsnámsskóli
Það þarf að meta þjálfunina og koma með tillögur um breytingar þar sem það þarf.  Vinna með vinnuveitanda að því að safna niðurstöðum úr viðbrögðum þátttakenda og lagfæra þjálfunina eins og þarf.

Vinnuveitandi
Stjórnendur sem ljúka námskeiðinu fengu viðurkenningu í formi hæfnibréfs fyrir að vera orðnir starfsmentorar.  Bæði þeir og nemendur svöruðu könnun til að sjá hversu árangursríkur stuðningurinn hafði verið og hvernig væri hægt að bæta hann.

Ráðleggingar

Það er mikilvægt að fá fólk úr öllum deildum í stóru fyrirtæki með í verkefnið.  Það að velja starfsmentor er persónulegt mál þannig að viðkomandi þarf að vera tilbúinn til og vilja sýna stuðning við nema og fá tíma til þess.  Það er gagnlegt ef starfsmentorinn er í reglulegu sambandi við nemann til dæmis þannig að þeir vinni saman eða í sömu deildinni / starfseiningunni.