Parfois, l’entreprise où l’étudiant fait son apprentissage en milieu professionnel est située si loin qu’il est extrêmement long d’organiser les réunions en face à face. Cependant, il est toujours important que l’employé ou l’employeur qui agit à titre de mentor tuteur au travail reçoive la même formation que les personnes à proximité. Aujourd’hui, en raison du Covid-19, la plupart des gens ont mis à niveau leurs compétences numériques et sont à l’aise pour assister à des réunions / événements d’enseignement en ligne. Cela a aidé à mettre en œuvre la formation de mentorat en ligne.

Préparation

Centre de formation professionnelle
Le centre de formation nomme des enseignants qui sont chargés de former les employeurs/employés pour qu’ils deviennent des mentors tuteurs professionnels en face à face et/ou en ligne. La formation de mentorat en ligne est conçue de manière à ce qu’elle réponde aux exigences nationales et scolaires. Le prestataire/enseignant professionnel envoie une invitation avec un lien vers la formation en ligne à l’employeur. L’enseignant envoie des informations au(x) participant(s) avant que l’événement n’ait lieu, ainsi que des instructions claires sur la façon d’assister à l’événement et ce qui est attendu du participant. Le centre de formation prépare un certificat de mentorat en utilisant des éléments  existants ou en créant les siens.

Employeur
L’employeur s’assure qu’il laisse aux employés le temps et les installations pour participer à l’événement de mentorat en ligne. L’employeur / les employés présents s’inscrivent au cours de mentorat et envoient à l’enseignant qui dirige l’événement les informations nécessaires pour que l’enseignant / centre de formation puisse envoyer des informations concernant le cours et commencer à préparer le certificat que l’employeur / employé obtiendra après avoir terminé le cours.

Mise en oeuvre

Centre de formation professionnel
L’enseignant organise l’événement en ligne selon un plan établi. Dans notre cas, l’événement de mentorat en ligne a été divisé en 2 sessions de formation en ligne. Avant chaque événement, les participants reçoivent des tâches qu’ils sont censés livrer à l’enseignant avant l’événement. La session de mentorat en ligne comprend, par exemple, la législation nationale, les règles, les attentes concernant les mentors au travail, la manière de collaborer, la manière de communiquer, des informations sur les objectifs d’apprentissage dans les programmes d’études, le retour d’information et l’évaluation des compétences.

Employeur
L’employeur/enseignant participant à l’événement a effectué les tâches et les a soumises avant l’événement. Au cours des sessions en ligne, les participants ont discuté et posé des questions relatives aux sujets discutés et ont partagé leurs points de vue et leurs opinions.

Après l’événement

Centre de formation professionnelle
Le centre de formation a envoyé le certificat de mentor en entreprise à l’employeur. Une évaluation de l’événement a été faite et des améliorations ont été apportées au cours de formation en ligne sur cette base. Les mentors en entreprise certifiés ont été ajoutés à un registre des mentors certifiés.

Employeur
Les employeurs/employés qui avaient participé au cours ont rempli l’évaluation. L’employeur a maintenant des mentors en entreprise certifiés qui ont été formés aux nouveaux programmes d’études et connaissent ce qu’on attend d’un mentor/ tuteur en entreprise.

Recommandations

Nous recommandons d’organiser régulièrement des séances de formation en ligne sur le mentorat et de diffuser ces événements sur les médias sociaux afin que les employeurs qui souhaitent offrir à leurs membres du personnel la possibilité de devenir des mentors professionnels soient conscients de cette opportunité.

Créez un registre qui contient des informations sur toutes les entreprises qui accueillent des étudiants pendant la formation des mentors tuteurs. Notez les mentors en entreprise qui sont certifiés dans ce registre. Cela facilite le suivi de qui a un certificat de mentor en entreprise et qui n’en a pas.

Les chemins de fer néerlandais (NS) sont l’un des plus grands employeurs des Pays-Bas. Sur les gares, il y a plusieurs magasins de détail qui sont exploités avec une formule de franchise par la NS elle-même. NS Stations considère qu’il est important que chaque employé puisse continuer à se développer. En outre, les magasins dans les gares ont des caractéristiques spécifiques.  Il est important que les connaissances et les compétences des employés soient conformes à ce travail particulier. NS Stations souhaite également mobiliser les employés en leur offrant une perspective de carrière au sein de l’organisation.

En collaboration avec un prestataire de formation professionnelle, NS organise la formation des employés/élèves au niveau national et interne.

L’employé/étudiant se voit attribuer un mentor tuteur en entreprise qui facilite et soutient les travaux pratiques. De plus, le mentor teste les affectations effectuées et les compétences acquises. Du centre de formation un superviseur visite régulièrement le magasin. Avec l’étudiant et le mentor, les tests pratiques et les progrès de la formation dans son ensemble sont discutés.

Préparation

Centre de formation professionnelle
Ce que l’on attend du mentor tuteur en entreprise doit être clairement défini. Le contenu et l’investissement en temps sont concernés. Il se peut que la hiérarchie de l’entreprise ait besoin d’une formation pour comprendre ce que signifie être un mentor tuteur.

Employeur
Le mentor tuteur en entreprise doit être bien conscient du contenu de la formation et être impliqué dans le programme de formation de son stagiaire/apprenti. Afin de pouvoir guider l’étudiant sur le lieu de travail, il doit également avoir un aperçu du programme, à la fois en termes de contenu et de calendrier. L’étudiant doit avoir suffisamment de temps pour effectuer ses travaux pratiques dans le magasin.

Étudiants
Il est important de tenir des réunions régulières avec le mentor tuteur dans le cadre d’un calendrier. Soyez prêt à discuter de vos progrès, de ce qui va bien et de ce que vous aimeriez voir amélioré. Soyez ouvert à recevoir des commentaires, parfois ils seront positifs, parfois négatifs. Acceptez les deux et reconnaissez que des conseils sont donnés pour vous aider à améliorer vos performances.

Mise en oeuvre

Centre de formation professionnelle
Lors des visites du responsable, l’avancement de la formation est discuté. Un point sur la partie pratique et les besoins théoriques doit être fait. Il faut prévoir suffisamment de temps pour discuter des progrès des étudiants, recueillir des commentaires et préparer l’avenir. La communication peut se faire en face à face ou en ligne selon l’accord.

Employeur
Prévoir suffisamment de temps pour fournir des commentaires à l’étudiant et prendre le temps d’échanger avec le centre de formation dans le cadre d’une réunion tripartite.

Étudiants
Prévoyez des réunions régulières avec votre mentor tuteur dans le cadre d’un horaire convenu, évitez d’annuler un rendez-vous.

Après l’événement

Centre de formation professionnelle
Recueillez autant de commentaires que possible pour soutenir l’étudiant lorsqu’il est de retour au centre. Il est important d’évaluer le placement auprès de l’employeur pour voir si quelque chose aurait pu être amélioré pour de futures collaborations.

Employeur
Avant et après chaque « réunion » avec le tuteur du centre de formation, l’étudiant et le mentor tuteur en entreprise auront un contact. Parfois, les choses se produisent trop vite ou l’impact n’est pas assez clair pour l’étudiant. Il aura besoin d’un soutien continu pour réfléchir à la discussion. Le mentor tuteur en entreprise vérifie que toutes les informations sont correctement enregistrées et comprises par l’étudiant. Au besoin, il peut expliquer et clarifier les choses.

Étudiants
Assurez-vous de demander de l’aide et des conseils si vous ne comprenez pas les commentaires. À la fin du stage, assurez-vous d’obtenir une recommandation ou une référence pour les possibilités futures sur le marché du travail.

Recommandations

Le mentor tuteur en entreprise devrait être inclus dans certains aspects du programme d’études et des processus de sélection afin qu’il connaisse les attentes de l’étudiant dans le cadre de l’expérience en entreprise.

Il est important que le centre de formation et l’employeur communiquent efficacement avec l’étudiant. De même l’employeur et le centre de formation vérifient que l’étudiant connaît la terminologie du lieu de travail et le langage du programme d’études.

En plus des contacts formels, centre de formation doit maintenir des contacts plus informels avec l’étudiant. WhatsApp et Messenger sont bons pour cela. Par exemple,  cela permet que l’étudiant se présente plus tôt si quelque chose ne va pas bien.

Lorsque vous travaillez avec un grand employeur national, il est important que le mentorat soit disponible dans tous les sites et succursales du Royaume-Uni. Afin de faciliter cela, le prestataire d’EFP et le représentant des ressources humaines de l’employeur se réunissent pour convenir d’un programme de formation formel pour les directeurs régionaux et de succursale afin que les superviseurs puissent servir de mentors aux apprentis dans les succursales.

Un programme a été convenu avec des ateliers formels pour fournir la théorie et la pratique du mentorat par rapport à une qualification reconnue. C’est l’occasion pour les gestionnaires de faire l’expérience d’un programme de mentorat formel et d’une cascade au sein de leur réseau de succursales.

Préparation

Centre de formation professionnelle
Une réunion entre un dirigeant du centre de formation et l’employeur convient des principes du programme et des objectifs fixés. Pour démontrer son efficacité, le mentorat est mesuré en fonction du succès des stages d’apprentissage avec des sondages de satisfaction des étudiants remplis pendant et à la fin du stage.

Employeur
Il est important d’obtenir l’adhésion des mentors qui participent et de s’assurer qu’ils ont le temps de pouvoir soutenir et encadrer un étudiant. En sélectionnant les encadrants, nous démontrons une approche qui va du haut vers le bas et qui donne aux encadrants une expérience de première main des avantages du mentorat.

Mise en oeuvre

Centre de formation professionnelle
La formation est basée sur un atelier interactif sur 6 jours (un par mois). Dans chaque atelier, les encadrants participent à des situations de mentorat simulées avec des exemples de communication, de questionnement, d’écoute, de résolution de problèmes, de planification d’action et d’enregistrement du mentorat.

Employeur
Recueillir des commentaires sur l’impact de la formation et discuter avec le centre de formation

Après l’événement

Centre de formation professionnelle
Évaluez la formation et faites des recommandations au besoin. Evaluez avec l’employeur pour recueillir des commentaires et apporter des améliorations à la formation au besoin.

Employeur
Les encadrants qui ont terminé le cours sont proposés pour une qualification de mentorat reconnue. Les mentors et les étudiants remplissent des questionnaires d’examen pour voir dans quelle mesure le mentorat a été couronné de succès et comment il peut être amélioré.

Recommandations

Il est important d’obtenir l’adhésion de tous les niveaux au sein d’une grande entreprise et la sélection du mentor est une chose très personnelle, de sorte que le mentor voudra soutenir un étudiant et avoir le temps de le faire. Il est utile que le mentor ait des contacts réguliers avec l’étudiant, par exemple en travaillant à ses côtés ou au sein du même département.