Soms is het bedrijf waar de leerling zijn/haar praktijkopleiding volgt zo ver weg dat het uiterst tijdrovend is om persoonlijke ontmoetingen te organiseren. Toch is het belangrijk dat de werknemer/werkgever die als werkmentor optreedt dezelfde opleiding/training krijgt als de werkmentoren in de buurt. Dankzij Covid-19 hebben de meeste mensen vandaag hun digitale competenties bijgeschaafd en voelen ze zich op hun gemak bij het bijwonen van onlinecommunicatie. Dit heeft geholpen om de online mentortraining te implementeren.

Voorbereiding

Het beroepsonderwijs
De school stelt docenten aan die verantwoordelijk zijn voor het opleiden van werkgevers/werknemers tot mentoren op het werk, face to face en/of online.

De online mentortraining is zo opgebouwd dat ze zowel aan de nationale vereisten als aan de vereisten van de school voldoet. De docent stuurt de werkgever een uitnodiging met een link naar de onlinetraining. De docent stuurt de deelnemer(s) voorafgaan aan de cursus informatie, samen met duidelijke instructies over hoe de cursus kan worden bijgewoond en wat er van de deelnemer wordt verwacht. De school stelt een Werkmentor Certificaat op binnen bestaande voorbeelden of door een eigen ontwerp te maken.

Werkgever
De werkgever zorgt ervoor dat de werknemers de tijd en de faciliteiten krijgen om deel te nemen aan de online mentor cursus. De deelnemende medewerkers schrijven zich in voor de mentor cursus, zodat de docent informatie over de cursus kan sturen en kan beginnen met de voorbereiding van het certificaat dat de deelnemer na afloop van de cursus krijgt.

Uitvoering

Het  beroepsonderwijs
De leraar voert het online evenement uit volgens een vast plan. In ons geval werd het online mentorevenement opgesplitst in 2 online trainingssessies. Vóór elk evenement ontvingen de deelnemers taken die ze vóór het evenement aan de docent moesten sturen. De online mentor cursus bestaat o.a. uit nationale wetgeving, regels, verwachtingen van mentoren, hoe samen te werken, hoe te communiceren, informatie over leerdoelen in de curricula, feedback en evaluatie van vaardigheden.

Werkgever
De medewerker die aan het evenement deelnam, maakte de opdrachten en diende ze vóór het evenement in. Tijdens de onlinesessies bespraken de deelnemers de verschillende onderwerpen, stelde vragen, discussieerden en deelden hun standpunten en meningen.

Na het evenement

Het beroepsonderwijs
De opleider stuurt het certificaat van mentor naar de werkgever.
De cursus is geevalueerd en op basis daarvan werden verbeteringen in de onlinetraining aangebracht. De gecertificeerde werkmentoren zijn opgenomen in een register van gecertificeerde werkmentoren.

Werkgever
De medewerkers die aan de cursus hebben deelgenomen, vulden het evaluatieformulier in. De werkgever beschikt nu over gecertificeerde mentoren die zijn bijgeschoold over de nieuwe curricula en over wat van een mentor werd verwacht.

Aanbevelingen

We bevelen aan regelmatig online mentortrainingen te organiseren en deze evenementen via sociale media bekendheid te geven. Zodat werkgevers die hun personeelsleden de mogelijkheid willen bieden om werkmentor te worden, van deze cursus op de hoogte zijn.

Maak een register aan met informatie van alle bedrijven die studenten met een werkmentor ontvangen. Registreer de werkmentoren die gecertificeerd zijn in dit register. Dit maakt het gemakkelijker om na te gaan wie een certificaat als werkmentor heeft en wie niet.

De Nederlandse Spoorwegen (NS) is een van de grootste werkgevers in Nederland. Op de stations bevinden zich diverse retail winkels die met een franchiseformule door de NS zelf worden geëxploiteerd. NS Stations vindt het belangrijk dat iedere medewerker zich kan blijven ontwikkelen. Daarnaast hebben winkels op stations specifieke kenmerken. Het is belangrijk dat kennis en vaardigheden van medewerkers aansluiten bij deze specifieke werkzaamheden. NS Stations wil medewerkers ook aan zich binden door hen een loopbaanperspectief te bieden binnen de organisatie.

Samen met een aanbieder van beroepsonderwijs organiseert NS de opleiding van de medewerkers/leerlingen landelijk en intern.

De medewerker/leerling krijgt een werkmentor toegewezen die praktijkopdrachten faciliteert en ondersteunt. Daarnaast toetst de werkmentor de gemaakte opdrachten en de verworven competenties. Vanuit het opleidingsinstituut is er een begeleider die regelmatig de winkel bezoekt. Samen met de leerling en de werkmentor worden de praktijktoetsen en de voortgang van de opleiding als geheel besproken.

Voorbereiding

Het beroepsonderwijs
Het moet duidelijk zijn wat er van de werkbegeleider verwacht wordt. Het gaat zowel om de inhoud als om de tijdsinvestering. Het kan zijn dat de werkgever-mentor een opleiding nodig heeft om te begrijpen wat het betekent om mentor te zijn.

Werkgever
De werkmentor moet goed op de hoogte zijn van de inhoud van de opleiding en betrokken zijn bij het opleidingsprogramma van zijn werknemer. Om de leerling op de werkvloer te kunnen begeleiden, moet hij ook inzicht hebben in het lesprogramma, zowel qua inhoud als qua tijdschema. De medewerker/student moet voldoende tijd krijgen om de praktijkopdrachten in de winkel uit te voeren.

Studenten
Het is belangrijk om regelmatig met de mentor te overleggen in het kader van het praktijkprogramma. Wees bereid om je vorderingen te bespreken, wat goed gaat en wat je graag verbeterd zou willen zien. Sta open voor het ontvangen van feedback, soms zal die positief zijn, soms negatief. Accepteer beide en erken dat advies wordt gegeven om je te helpen uw prestaties te verbeteren.

Uitvoering

Het  beroepsonderwijs
Tijdens de bezoeken van de begeleider vanuit de opleiding wordt de voortgang van de opleiding besproken. Zowel de stand van zaken met betrekking tot het praktijkgedeelte als de theoretische studieonderdelen moeten worden doorgenomen. Er moet voldoende tijd worden uitgetrokken om de vorderingen van de studenten te bespreken, feedback te verzamelen en naar de toekomst te kijken. De communicatie kan face to face of online plaatsvinden, afhankelijk van de afspraken.

Werkgever
Zorg voor voldoende tijd om feedback te geven aan de student en maak tijd vrij om met de opleider te evalueren in het kader van een tripartiet overleg.

Studenten
Houd regelmatige bijeenkomsten met je mentor als onderdeel van een gepland en afgesproken schema, voorkom zoveel als mogelijk dat afspraken worden afgezegd.

Na het evenement

Het beroepsonderwijs
Verzamel zo veel mogelijk feedback om de student te ondersteunen wanneer hij terug is op de opleiding. Het is belangrijk om de stage met de werkgever door te nemen om te zien of er iets verbeterd had kunnen worden voor toekomstige samenwerkingen.

Werkgever
Voor en na elk overleg met de werkmentor en de begeleider vanuit de opleiding hebben de student en de werkmentor contact. Soms gaan dingen tijdens het gesprek te snel of zijn de afspraken niet duidelijk genoeg voor de student. Mogelijk heeft hij verdere ondersteuning nodig om na te denken over het gesprek. De werkmentor controleert of alle informatie goed is vastgelegd en door de student is begrepen. Waar nodig kan de werkmentor zaken toelichten en verduidelijken.

Studenten
Zorg ervoor dat je om steun en begeleiding vraagt als je de feedback niet begrijpt. Zorg ervoor dat je aan het eind van de stage een aanbeveling of referentie krijgt voor je toekomstige kansen op de arbeidsmarkt.

Aanbevelingen

De werkmentor moet worden betrokken bij aspecten van het leerplan en de selectieprocessen, zodat hij/zij op de hoogte is van de verwachtingen van de student en ten aanzien van de werkervaring.

Het is belangrijk dat de begeleider vanuit de opleiding en de werkgever effectief met de student communiceren. Het is belangrijk dat de werkgever begeleider vanuit de opleiding nagaan of de student de terminologie van de werkplek en de taal van het curriculum kent.

Naast de formele contacten moet de begeleider vanuit de opleiding ook informele contacten met de student onderhouden. WhatsApp en Messenger zijn hier goed bruikbaar voor. Bijvoorbeeld een vraag waaruit interesse blijkt, zorgt er bijvoorbeeld ook voor dat de student zich eerder meldt als er iets niet goed gaat.

In samenwerking met een grote nationale werkgever was het belangrijk dat mentorschap beschikbaar was in alle vestigingen en filialen binnen het Verenigd Koninkrijk. Om dit mogelijk te maken kwamen een vertegenwoordiger van het beroepsonderwijs en de HR-vertegenwoordiger van de werkgever bijeen om een formeel trainingsprogramma voor regionale en filiaalmanagers af te spreken, zodat de supervisors als mentors voor leerlingen in filialen konden optreden.

Er werd een programma overeengekomen met formele workshops om de theorie en praktijk van het mentorschap aan te leren met een erkende kwalificatie. Het was een kans voor managers om een formeel mentorprogramma te ervaren en binnen hun filialennetwerk verder te brengen.

Voorbereiding

Hdt beroepsonderwijs
Tijdens een bijeenkomst tussen een manager van de opleiding en de werkgever werden de uitgangspunten van het programma en de doelstellingen ervan overeengekomen. Om de doeltreffendheid aan te tonen, zou het mentorschap gemeten worden aan de hand van het succes van de stageplaatsen, met tevredenheidsonderzoeken van de leerlingen tijdens en aan het einde van de stage.

Werkgever
Het is belangrijk dat werknemers die mentor worden daar zelf ook achter staan en om ervoor te zorgen dat ze tijd hebben om een leerling te ondersteunen en te begeleiden. Door managers te selecteren werd een aanpak van bovenaf gedemonstreerd en kregen managers ervaring uit de eerste hand met het voordeel van mentorschap.

Uitvoering

Het beroepsonderwijs
De opleiding was gebaseerd op een interactieve workshop gedurende 6 dagen (één per maand). In elke workshop namen managers deel aan gesimuleerde mentorsituaties met voorbeelden van communicatie, vragen stellen, luisteren, probleemoplossing, actieplanning en het eigen maken van mentorschap.

Werkgever
Feedback verzamelen over het effect van de training en bespreken met de opleiding.

Na het evenement

Het beroepsonderwijs
Evalueert de opleiding en doet aanbevelingen waar nodig. Bespreking met de werkgever om feedback te verzamelen en waar nodig verbeteringen in de opleiding aan te brengen.

Werkgever
Managers die de cursus voltooiden, werden voorgedragen voor een erkende kwalificatie in mentorschap. Mentoren en studenten vulden evaluatievragenlijsten in om te zien hoe succesvol het mentorschap was geweest en hoe het verbeterd kon worden.

Aanbevelingen

Het is belangrijk dat alle niveaus binnen een groot bedrijf zich erin kunnen vinden en de selectie van de mentor is iets heel persoonlijks. De mentor moet een student willen ondersteunen en de tijd krijgen om dit te doen. Het is nuttig als de mentor regelmatig contact heeft met de leerling, bijvoorbeeld door naast of binnen dezelfde afdeling te werken.