Ibland befinner företaget där studerande gör sin praktikperiod så långt från skolan att det är extremt tidskrävande att arrangera möte på plats och ställe. Det är dock fortfarande viktigt att den arbetstagare/arbetsgivare som fungerar som arbetsplatshandledare får samma utbildning som de i närheten. Idag, på grund av Covid-19, har de flesta förbättrat sina digitala kompetenser och är bekväma med att delta i virtuella möten/undervisningsevenemang. Detta utvecklade kompetens var till hjälp då vi genomförde vår virtuella handledarutbildning.

Förberedelser

Yrkesutbildningsanordnaren
Yrkesutbildningsanordnaren utser lärare som ansvarar för att utbilda arbetsgivare/anställda till arbetsplatshandledare ansikte virtuellt. Den virtuella handledarutbildningen ska vara uppbyggd så att den motsvarar både nationella och skolans krav. Yrkesutbildningsanordnaren/läraren skickar en inbjudan med en länk till den virtuella utbildningen till arbetsgivaren. Läraren skickar information till deltagarna innan evenemanget äger rum tillsammans med tydliga instruktioner om hur man deltar i evenemanget och vad som förväntas av deltagaren. Yrkesutbildningsanordnaren förbereder ett intyg för den virtuella handledarskolningen. Som botten kan användas existerande modeller eller så kan man skapa sitt eget.

Arbetsgivare
Arbetsgivaren ser till att det ger sina anställda tid och möjlighet att delta i den virtuella handledarskolningen. Arbetsgivaren/de anställda anmäler sig till handledarkursen och ger de uppgifter som den lärare som leder skolningen behöver för att kunna skicka information om kursen och för att hen ska kunna skapa ett deltagarintyg.

Genomförande

Yrkesutbildningsanordnaren
Läraren genomför den virtuell skolningen enligt en fastställd plan. I vårt fall delades handledarskolningen upp i 2 virtuella skolningstillfällen. Före varje tillfälle fick deltagarna uppgifter som de skulle skicka till läraren före kommande skolningstillfälle. Den virtuella handledarskolningen bestod av t.ex. nationell lagstiftning, regler, förväntningar på arbetsplatshandledaren, hur man samarbetar, hur man kommunicerar, information om inlärningsmål så som de står skrivna i examensgrunderna, respons och utvärdering av kunnande.

Arbetsgivare
Arbetsgivaren/arbetstagaren som deltog i evenemanget gjorde uppgifterna och skickade in dem före evenemanget. Under de virtuella skolningstillfällen diskuterade och ställde deltagarna frågor och delade med sig av sina åsikter och tankar.

Efteråt

Yrkesutbildningsanordnaren
Yrkesutbildningsanordnaren skickade intyget till arbetsgivaren. En utvärdering av skolningstillfället gjordes och förbättringar gjordes i den virtuella handledarskolningen på basen av detta. De certifierade arbetsplatshandledarna infördes i ett register över certifierade arbetsplatshandledare.

Arbetsgivare
De arbetsgivare/anställda som deltog i kursen fyllde i utvärderingen. Arbetsgivaren hade nu certifierade arbetsplatshandledare som hade uppdaterats i de nya examensgrunderna och vad som förväntades av en handledare.

Rekommendationer

Vi rekommenderar att du regelbundet ordnar virtuella handledarutbildningar och sprider information om dessa evenemang på sociala medier så att arbetsgivare, som vill ge sina anställda möjligheter att bli arbetsplatshandledare, är medvetna om skolningstillfällena.

Skapa ett register som innehåller information om alla företag som tar emot studerande. Märk ut de certifierade arbetsplatshandledarna i det här registret. Detta gör det lättare att följa upp vem som har ett certifierade arbetsplatshandledare.

Dutch Railways (NS) är en av de största arbetsgivarna i Nederländerna. På järnvägsstationerna finns flera detaljhandelsbutiker som drivs av NS själv i enlighet av ett franchisingkoncept. NS Stationerna anser att det är viktigt att varje medarbetare kan fortsätta utveckla sin yrkeskompetens så att de uppfyller järnvägsstationens specifika egenskaper. Det är viktigt att de anställdas kunskaper och färdigheter ligger i linje med detta koncept. NS Stationerna vill engagera de anställda genom att erbjuda dem karriärperspektiv inom organisationen.

Tillsammans med en yrkesutbildningsanordnare organiserar NS utbildning av anställda/studeranden såväl nationellt som internt.

Den anställda/studerande tilldelas en arbetsplatshandledare som stöder och handleder i praktiska uppgifter. Dessutom utvärderar arbetsplatshandledaren uppgifter och de förvärvade kompetenserna. Från utbildningsanordnaren finns en utnämnd handledare som regelbundet besöker butiken. Tillsammans med studerande och arbetsplatshandledaren diskuteras praktiska prov och utvecklingen som helhet.

Förberedelse

Yrkesutbildningsanordnaren
Det måste stå klart vad som förväntas av arbetsplatshandledaren. Både innehåll och tidsinvesteringar måste diskuteras. Det kan hända att arbetsgivaren behöver fortbildning för att hen ska kunna förstå innebörden av att vara mentor.

Arbetsgivare
Arbetsplatshandledaren måste känna till utbildningens innehåll och vara insatt i utbildningsprogrammet för hen handleder. För att kunna vägleda studeranden på arbetsplatsen behöver hen också vara insatt i läroplanens innehåll och tidsramar. Medarbetaren/studerande ska ges tillräckligt med tid för att utföra sina praktiska uppgifter i butiken.

Studerande
Det är viktigt att hålla regelbundna möten med arbetsplatshandledaren som är insatta i ett tidsschema. Var beredd att diskutera dina framsteg, vad som går bra och vad du borde bli bättre i. Var öppen för feedback, ibland kommer det att vara positivt, ibland negativt. Acceptera båda och inse att råd ges för att hjälpa dig att utveckla din kompetens.

Genomförande

Yrkesutbildningsanordnaren
Under handledarens besök diskuteras utbildningens framsteg. Både den praktiska delen och de teoretiska studierna måste ses över. Tillräckligt med tid måste ges för att diskutera studerandes framsteg, samla in feedback och se framåt. Kommunikationen kan vara ansikte mot ansikte eller virtuellt.

Arbetsgivare
Ge tillräckligt med tid för att ge feedback åt studerande och ta dig tid att granska framstegen med yrkesutbildningsanordnaren under trepartsmöten.

Studerande
Håll regelbundna möten med din handledare i enlighet med ett överenskommet schema, undvik att avboka möten

Efteråt

Yrkesutbildningsanordnaren
Samla in så mycket feedback som möjligt för att kunna stöda studerande när hen är tillbaka på skolan. Det är viktigt att utvärdera placeringen hos arbetsgivaren för att se om något behöver förbättras för framtida samarbete.

Arbetsgivare
Före och efter varje ”möte” med arbetsplatshandledare och yrkesutbildningsanordnaren kommer studerande och arbetshandledaren att ha kontakt. Ibland händer saker för fort eller så är inte effekten tillräckligt tydlig för studerande studeranden att se och därför behöver de kontinuerligt stöd i att reflektera. Arbetsplatshandledaren kontrollerar att all information dokumenteras och förstås korrekt av studerande. Vid behov kan arbetsplatshandledaren förklara och klargöra saker och ting.

Studerande
Var noga med att be om stöd och handledning om du inte förstår feedbacken. I slutet av placeringen se till att få ett rekommendationsbrev eller en referens för framtida möjligheter på arbetsmarknaden.

Rekommendationer

Arbetsplatshandledaren bör vara involverad i planeringen av läroplanen och i urvalsprocessen eftersom detta gör dem medvetna om studerandens förväntningar och arbetserfarenhet.

Det är viktigt att yrkesutbildningsanordnaren och arbetsgivaren kommunicerar med studerande. Det är viktigt att arbetsgivaren och yrkesutbildningsanordnaren kontrollerar att studerande kan arbetsplatsterminologin och förstår språket i läroplanen.

Utöver formella kontakter bör yrkesutbildningsanordnaren upprätthålla informell kontakt med studerande. WhatsApp och Messenger är bra för detta. En fråga på t.ex WhatsApp kan stöda studeranden att lyfta fram saker som gör att saker inte framskrider enligt planerna.

När man arbetar med en stor nationell arbetsgivare är det viktigt att mentorskap fanns tillgängligt på alla arbetsplatser och filialer. För att göra detta möjligt träffades yrkesutbildningsanordnaren och HR representanten från arbetsgivarens sida, för att komma överens om ett utbildningsprogram för region- och avdelningschefer som gjorde det möjligt att skola handledare till mentorer i de olika filialerna.

Man kom överens om ett program med formella workshoppar som hade som mål att leverera teori och praktik om mentorskap och koppla detta till en identifierbar kvalifikation. Det gav förmän möjligheten att uppleva och implementera ett formellt mentorprogram sina filialer.

Förberedelse

Yrkesutbildningsanordnare
Vid ett möte mellan en förman för yrkesutbildningen och arbetsgivare enades man om programmets principer och målsättningar. För att man skulle kunna mäta inverkan skulle mentorskapet mätas på basen av hur väl läroavtalen förverkligades och med enkäter som fokuserade på hur nöjda studeranden var under och i slutet av praktiken.

Arbetsgivare
Det är viktigt att engagera mentorerna som ska delta och se till att de har tid att stöda och handleda studeranden. Genom att välja chefer till målgrupp demonstrerades ett förfaringssätt som arbetade uppifrån och ner och som gav chefer förstahandserfarenhet av fördelarna med mentorskap.

Genomförande

Yrkesutbildningsanordnare
Utbildningen baserades på en interaktiv workshop under 6 dagar (en per månad). I varje workshop deltog cheferna i simulerade mentorsituationer som fokuserade exempelvis på kommunikation, ifrågasättande, lyssnande, problemlösning, åtgärdsplanering och inspelning av mentorskap.

Arbetsgivare
Samla in feedback om den inverkan som utbildningen har haft och diskutera med yrkesutbildningsanordnaren.

Efteråt

Yrkesutbildningsanordnaren
Utvärdera utbildningen och ge rekommendationer om så behövs. Gå igenom processen med arbetsgivaren och samla in feedback och gör förbättringar enligt behov.

Arbetsgivare
Förmän som fullföljde kursen fortsatte till en officiellt erkänd mentorsexamen. Mentorer och studerande besvarade utvärderingsenkäten för att ge information om hur framgångsrik mentorskapet hade varit och hur det kunde förbättras.

Rekommendationer

Det är viktigt att få engagemang från alla enheter i ett stort företag. Valet av mentor är en personlig sak, hen måste ha viljan att stöda en studerande och få tid att göra det. Det är bra om mentorn har möjlighet att ha regelbunden kontakt med studerande. Detta kan ske genom att till exempel arbeta tillsammans sida vid sida eller på samma avdelning.